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完善内控监督机制 “治病”于“未病”之先


发布时间: 2016-4-29 9:01:33     来源:浙江省内部审计协会


去年,我市教育部门内部审计小组对某教育辅导站校长离任审计时挖出了贪污挪用教育资金10万元的大蛀虫。审计发现:教育辅导站会计苏××,同时兼任某中心学校会计工作,掌管两校财务印鉴章,利用职务之便和新老校长交接时期,采用两校之间借款少入账、进款不入账、空划账等手段,变造假账,虚列支出,然后用私自购买的收款收据做平账,用私自购买的现金支票提取现金达到占为己有的目的。蛀虫挖出来了,教育部门震动了,审计部门震动了,市领导也震动了。

该案例揭示了行政事业二级单位内部控制的缺陷,敲响了财务管理缺失的警钟,应引以为鉴。

一、审计的目标、范围及重点

我市教育局内部审计领导小组制定了年度项目审计计划,围绕市教育局的中心工作,结合教育系统的工作特点,确定所有校长离任必须进行经济责任审计。通过对学校财务收支的真实性、合法性审计,摸清家底,揭露会计信息质量、资产状况、重大经济决策、内部控制制度等方面的重大问题,注意发现大要案线索和经济责任,促进财务管理规范、内控制度健全和遵纪守法意识。

为配合对某校长任期经济责任审计,将本次财务收支审计时间范围确定为20011月至20047月,有关重大事项将追溯至以前年度。同时确定本次审计以该教育辅导站为主要审计对象,并延伸审计**中心学校。另外还可能因审计实施过程中遇到的重大事项延伸调查至其他相关单位。

(一)审查揭露财务管理中的重大问题。审查辅导站会计核算是否符合现行会计准则和财务制度要求,会计决算报表是否真实、全面反映了学校的财务状况,揭示由于差错和舞弊等因素造成的会计信息的质量问题。重点审计:

1、财务收支,包括上级拨入教育经费、专项经费、下拨情况。分析学校财务状况、收入入账情况及专款使用情况。

2、债权债务,包括应收、应付和其他往来账情况。分析应收款项发生的时间和内容,有无私自外借,到期未收回以及往来款是否正常等。

3、有无对外投资情况。

4、固定资产的增值保值以及管理到位情况。

(二)审查揭露重大经济决策中的失误。主要审查有关对外投资、经济担保、出借资金等方面重大经济决策是否执行了本局制订的各项内部控制制度,是否采取了民主决策、科学决策,揭露领导人员由于决策和管理不善造成的重大损失浪费等情况,以界定校长的经济责任。

(三)延伸审计单位的确定。主要延伸审计××中心学校,以及与该教育辅导站和××中心学校有直接经济往来的单位。

二、审计方法

因审计的会计期间较长,涉及到的财务凭证较多,主要采用逆查法、数据分析法和调查法。通过各年度会计报表数据对比分析,发现异常情况,再审查具体年度月份的凭证,查清楚引起异常的原因。如往来账款中有否与该校无隶属关系的单位和个人发生往来情况,对一些往来款项的来龙去脉调查走访当事人和知情人。

三、审计发现的问题

(一)内控制度不健全,印鉴管理违反《会计法》规定。审计发现,会计苏××同时兼任××教育辅导站和××中心学校两个单位的会计工作,且财务印鉴章由会计一人保管,严重违反了《会计法》第二十七条规定,埋下了资产流失和贪污侵占的隐患。

(二)发现贪污侵占公款线索。经延伸审计××镇中心学校时,发现会计苏××贪污公款10万元的犯罪事实。

1200176日,××镇中心学校向××教育辅导站借款8万元,付款方式为现金支票。当日会计苏××提现后交给出纳人员7万元入账,尚余1万元借款未交出,占为己用。

22004510日,××镇中心学校为了会计苏××妻子调入××镇中学工作,拨款3万元补助××镇中学,后因调动未果,××镇中学于2004928日将3万元款项退还××镇中心学校,会计苏××未入财务账,于20041014日,用私自购买的现金支票提取现金3万元,占为己有。

3200482××还入借款4万元,会计苏××开具2万元和4万元两份收据,将4万元的收据给还款人××2万元收据入账,将其余的2万元还款占为己有。

4、经过对××镇中心学校银行存款日记账,会计的银行账与银行对账单核对,发现对账单上2004813日提现金4万元,会计账上反映拨××镇中学教育款4万元,银行对账单上无此款支出。经审计核实,2004813日拨××镇中学4万元,属虚列支出,会计苏××虚开转账支票、××镇中学收据各一份,虚列支出4万元。200493日会计苏××用私购的现金支票提取现金4万元,占为己有。

审计发现苏××经济犯罪事实后,该审计组及时向市教育局作了汇报,市教育局核实后迅速向市检察院作了移送处理。

通过这次审计,暴露了该辅导站财务管理薄弱,内控制度存在重大缺陷,导致会计人员做假帐、伪造虚假会计凭证、虚列支出、贪污侵吞公款的事件发生。

四、审计效果

(一)法律的惩罚

20052月,市人民检察院以××检刑诉(200567号起诉书指控被告人苏××贪污罪,向市人民法院提起公诉。市人民法院受理后,依法组成合议庭,公开开庭审理了此案,现已审理终结。被告人苏××对犯罪事实供认不讳,并退出全部赃款。法院根据犯罪事实,依照《中华人民共和国刑法》第二百七十一条第二款、第三百八十二条、第三百八十三条第一款第二款、第五十九条之规定,判决贪污犯苏××有期徒刑六年,并处没收财产人民币1万元。

(二)开除公职

经市人民政府批准市教育局《关于要求开除苏××公职的请示》,决定给予苏××开除公职处分。

(三)、市教育局出台《关于中小学财务纳入会计核算中心教育分中心进行集中核算》的行政性文件,自2005年秋季开学起执行。

五、原因分析

原因一,内控监督机制缺失,岗位设置缺少横向与纵向关系上的相互牵制。一人兼任两个隶属关系单位会计,同时又掌管两个单位的全部财务印章,岗位设置本身不合理,不相容职务之间未相互分离,根本谈不上相互制约,造成天马行空、独往独来的环境,导致贪污侵吞公款事件的发生。

原因二,缺少相应的制约机制和会计处理程序。从本案分析,管理层对单位的经济活动管理缺少一定的制约机制,缺少一系列联动的有效制约措施;会计处理缺少程序控制、手续控制和复核控制等控制措施,导致会计信息失真、管理失控。

原因三,监督的滞后与软弱。目前教育部门独立核算的二级单位多,对二级单位的监管力量薄弱,主要是以单位负责人离任审计即事后监督为主,事前、事中监督则很少涉及。从本案分析,三年多来内审部门未对该校进行财务审计监督。

原因四,缺乏法制教育、职业道德教育,个人素质差。从目前对财会人员管理情况分析,财政部门重新知识、业务技能培训,轻财经法律法规、职业道德教育,人员素质参差不齐,良莠并存。品质低劣者,业务越精,舞弊手段越高。

六、几点启示

从本案例可以想见,假如内部监督机制健全措施得力,牵制制约有效;假如会计处理程序合规,履行正常性的复核控制环节;假如内部审计职能部门经常性对下属学校履行审查或年度财务收支审计;假如外部监督机构参与部门二级单位的内部事务监督,可以断言,肯定不会出现上述结果。实践证明,制度的可行性、规范性和约束力,决定着监督工作的质量和效果,没有以制度为载体的监督是软弱的监督,软弱的监督对腐败行为起不到制约作用。

中国自古就讲凡事预则立防患于未然防微杜渐等道理。古人云,良医者,常治无病之病,故无病;圣人者,常治无患之患,故无患。联系到我们内部监控的工作实际,当前,要使各部门、各单位,特别是一些下属机构多的大系统内部监控机制的健全尤为重要。如何加强二级单位的管理,如何规范二级单位权限、日常运作和提高资金的使用效益是当前主管部门、监督部门要研究的课题。通过本案分析,主要有以下几点启示:

1、不断提升基层管理层水平是前提。从本案例分析,基层管理层在对本单位的经济活动管理缺少一定的制约机制。因此管理人员应树立现代化管理观念,建立宝塔型与扁平型相结合的制约型管理模式,同时明确各职能部门责任权限,明确授权和分配责任的方法,因事设人、视能授权、责任到位,做到权利与义务对等。

2、构筑严密的内部控制体系,实施程序化、规范化管理是关键。在业务全过程中要融入相互牵制、相互制约的制度,特别是要切实执行不相容职务相互牵制制度,建立以防、查、监督为主线的内控体系。专门管理层应定期对各个岗位、各项业务进行日常性、周期性复核,将监督的过程和结果定期反馈给单位负责人,从而及时发现问题,防患于未然。

3、充实内审队伍,将事后监督转化为事前监督是条件。目前主管部门二级单位多,对二级单位的监管力量薄弱,主要是以离任审计即事后监督为主,事前、事中监督则很少涉及。可以利用二级单位从事相关财务人员多的有利条件,将一些业务精、素质好的成员充实到主管部门组织的内审队伍中来,加强内审力量。既缓解内审人员不足的矛盾,又可以通过不定期的交叉审计,加强事前、事中监督,防范问题的产生,还可以为二级单位之间提供学习交流的机会,从而更好地开展工作。

4、职业道德教育、法制教育与业务知识学习并重是基础。从事经济管理工作,注重业务知识的学习,而往往忽视了职业道德、法律法规知识的学习。本案例中,为人师表者以育人为主要职责,相反却走上了犯罪的道路。因此,职业道德教育仍应常抓不懈。



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